Running a Good Meeting

La plupart des réunions échouent avant que quiconque ait parlé, parce que personne n'a décidé à quoi la réunion devait servir.

Une réunion a exactement trois objets légitimes. Vous êtes là pour prendre une décision, pour résoudre un problème ensemble, ou pour partager quelque chose qui a vraiment besoin d'être discuté. Si rien de tout cela ne s'applique, la réunion aurait dû être un message.

La première tâche est donc l'ordre du jour, et un vrai ordre du jour n'est pas une liste de sujets. C'est une liste de questions. « Budget » est un sujet. « Approuvons-nous la dépense supplémentaire pour le nouveau fournisseur ? » est une question, et une question peut recevoir une réponse dans le temps disponible.

La deuxième tâche est de décider qui doit être présent. Chaque personne supplémentaire rend la réunion plus lente et plus silencieuse, parce qu'une grande salle encourage les gens à attendre plutôt qu'à parler. Invitez ceux qui prendront la décision et ceux qui détiennent l'information. Envoyez le compte rendu à tous les autres.

La troisième tâche est la conclusion. Une réunion qui se termine par un accord général s'est terminée sur rien. Avant que quiconque parte, dites à voix haute ce qui a été décidé, qui fait quoi, et pour quand. Écrivez-le pendant que les gens sont encore dans la salle, car dès qu'ils sortent, trois versions différentes de la même conversation sortent avec eux.

Rien de tout cela n'est difficile. C'est simplement impopulaire, parce que cela raccourcit la réunion, et une réunion courte peut donner l'impression d'une réunion sans importance. C'est généralement l'inverse.