Running a Good Meeting

Die meisten Besprechungen scheitern, bevor jemand spricht, weil niemand entschieden hat, wozu die Besprechung dienen soll.

Eine Besprechung hat genau drei legitime Zwecke. Man ist da, um eine Entscheidung zu treffen, um gemeinsam ein Problem zu lösen, oder um etwas zu teilen, das wirklich besprochen werden muss. Trifft nichts davon zu, hätte die Besprechung eine Nachricht sein sollen.

Die erste Aufgabe ist also die Tagesordnung, und eine echte Tagesordnung ist keine Liste von Themen. Sie ist eine Liste von Fragen. "Budget" ist ein Thema. "Genehmigen wir die Mehrausgabe für den neuen Lieferanten?" ist eine Frage, und eine Frage lässt sich in der verfügbaren Zeit beantworten.

Die zweite Aufgabe ist zu entscheiden, wer dabei sein muss. Jede zusätzliche Person macht die Besprechung langsamer und stiller, weil ein großer Raum die Leute dazu bringt, zu warten statt zu sprechen. Laden Sie die Menschen ein, die die Entscheidung treffen, und die Menschen, die die Informationen haben. Schicken Sie allen anderen das Protokoll.

Die dritte Aufgabe ist der Schluss. Eine Besprechung, die mit allgemeiner Zustimmung endet, ist mit nichts geendet. Bevor jemand geht, sagen Sie laut, was entschieden wurde, wer was tut und bis wann. Schreiben Sie es auf, solange die Leute noch im Raum sind, denn in dem Moment, in dem sie hinausgehen, gehen drei verschiedene Fassungen desselben Gesprächs mit ihnen hinaus.

Nichts davon ist schwierig. Es ist einfach unbeliebt, weil es die Besprechung kürzer macht, und eine kurze Besprechung kann sich anfühlen wie eine Besprechung, die nicht wichtig war. Meistens ist das Gegenteil der Fall.