Running a Good Meeting

La maggior parte delle riunioni fallisce prima che qualcuno parli, perché nessuno ha deciso a cosa servisse la riunione.

Una riunione ha esattamente tre scopi legittimi. Si è lì per prendere una decisione, per risolvere insieme un problema, o per condividere qualcosa che ha davvero bisogno di essere discusso. Se non vale nessuno dei tre, la riunione avrebbe dovuto essere un messaggio.

Il primo compito è dunque l'ordine del giorno, e un vero ordine del giorno non è un elenco di argomenti. È un elenco di domande. «Budget» è un argomento. «Approviamo la spesa aggiuntiva per il nuovo fornitore?» è una domanda, e a una domanda si può rispondere nel tempo disponibile.

Il secondo compito è decidere chi deve esserci. Ogni persona in più rende la riunione più lenta e più silenziosa, perché una sala grande spinge le persone ad aspettare invece che a parlare. Invitate chi prenderà la decisione e chi possiede le informazioni. A tutti gli altri mandate il verbale.

Il terzo compito è la chiusura. Una riunione che finisce con un accordo generico è finita con niente. Prima che qualcuno esca, dite ad alta voce che cosa è stato deciso, chi fa che cosa, ed entro quando. Scrivetelo mentre le persone sono ancora nella stanza, perché nel momento in cui escono, tre versioni diverse della stessa conversazione escono con loro.

Niente di tutto questo è difficile. È semplicemente impopolare, perché accorcia la riunione, e una riunione breve può sembrare una riunione che non contava. Di solito è il contrario.