Running a Good Meeting

La mayoría de las reuniones fracasan antes de que nadie hable, porque nadie decidió para qué era la reunión.

Una reunión tiene exactamente tres propósitos legítimos. Estás ahí para tomar una decisión, para resolver un problema juntos, o para compartir algo que de verdad necesita discutirse. Si no se aplica ninguno de ellos, la reunión debería haber sido un mensaje.

Así que la primera tarea es el orden del día, y un orden del día de verdad no es una lista de temas. Es una lista de preguntas. «Presupuesto» es un tema. «¿Aprobamos el gasto adicional del nuevo proveedor?» es una pregunta, y una pregunta puede responderse en el tiempo disponible.

La segunda tarea es decidir quién tiene que estar. Cada persona de más hace la reunión más lenta y más silenciosa, porque una sala grande anima a la gente a esperar en lugar de hablar. Invita a quienes tomarán la decisión y a quienes tienen la información. Manda el acta a todos los demás.

La tercera tarea es el cierre. Una reunión que termina con un acuerdo general ha terminado sin nada. Antes de que nadie se vaya, di en voz alta qué se decidió, quién hace qué, y para cuándo. Escríbelo mientras la gente sigue en la sala, porque en el momento en que salgan, tres versiones distintas de la misma conversación salen con ellos.

Nada de esto es difícil. Simplemente es impopular, porque acorta la reunión, y una reunión corta puede parecer una reunión que no importaba. Normalmente es al revés.